La documentación de contratas que te protege si hay un accidente
Si una subcontrata tiene un accidente en tu obra y no tienes la documentación en regla, pagas tú. Te explicamos qué debes tener, cuándo y por qué.
El problema
Subcontratas a una empresa de instalaciones para que haga la fontanería. Llevan tres semanas en tu obra. Un trabajador cae de una escalera. Llega la Inspección de Trabajo.
Lo primero que pregunta el inspector no es cómo ocurrió el accidente. Lo primero que pide es el Libro de Subcontratación y la documentación de la empresa. Si no la tienes — o no está en regla — eres tú quien responde, aunque el accidente no tuviera nada que ver contigo.
Por qué el contratista principal responde aunque no sea su culpa
La responsabilidad solidaria del artículo 42 ET
El artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores establece que el contratista principal responde solidariamente de las obligaciones laborales y de Seguridad Social de sus subcontratas durante toda la duración de los trabajos y hasta un año después de su finalización.
Esto significa que si la empresa de fontanería no paga los salarios de ese mes, o no ha cotizado a la Seguridad Social, o no tenía seguro de responsabilidad civil en vigor cuando ocurrió el accidente — pagas tú. Solidariamente. No subsidiariamente.
La única forma de liberarte de esa responsabilidad es acreditar que en el momento del accidente tenías el certificado de corriente de pago de la Seguridad Social de esa empresa. Sin ese papel, la solidaridad es automática.
La Ley 32/2006 añade otra capa de responsabilidad
La Ley 32/2006, reguladora de la subcontratación en el sector de la construcción, va más allá. Si contratas a una empresa que no está inscrita en el Registro de Empresas Acreditadas (REA) — obligatorio para cualquier empresa que ejecute trabajos en obra — eres responsable solidario de sus obligaciones laborales y de PRL por el solo hecho de haberla contratado sin verificar su acreditación.
El REA no es un trámite burocrático opcional. Acredita que la empresa tiene organización productiva propia, al menos el 30% de su plantilla con contrato indefinido y sus trabajadores con formación en PRL acreditada. Si la empresa que has subcontratado no cumple esto, estás expuesto.
El recargo de prestaciones: lo que no cubre el seguro
Si el accidente deriva de una infracción de normas de prevención de riesgos laborales, el INSS puede imponer un recargo de entre el 30% y el 50% sobre todas las prestaciones que pague la Seguridad Social al trabajador accidentado — incapacidad temporal, incapacidad permanente, o pensión de viudedad y orfandad si hay fallecimiento.
Este recargo es solidario entre contratista y subcontratista cuando la infracción es imputable a ambos. Y no lo cubre ningún seguro: está expresamente excluido de las pólizas de responsabilidad civil porque se trata de una sanción, no de una indemnización.
Qué documentación necesitas tener — y cuándo
Antes de que la subcontrata entre en obra
Esta es la documentación que debes tener firmada y archivada antes de que el primer trabajador del subcontratista ponga un pie en la obra:
Acreditación de la empresa:
- Certificado de inscripción en el REA vigente. Se renueva cada 3 años — comprueba la fecha.
- CIF y escritura de constitución o poder del representante.
Situación con la Seguridad Social y Hacienda:
- RNT (Relación Nominal de Trabajadores, antiguo TC2) del mes anterior.
- RLC (Recibo de Liquidación de Cotizaciones, antiguo TC1) del mes anterior.
- Certificado de estar al corriente de pago con la Seguridad Social y la AEAT. Válido 6 meses.
Seguros:
- Póliza de Responsabilidad Civil con el recibo de pago en vigor. Sin recibo no sirve — acredita que la póliza está pagada y activa.
Prevención de riesgos:
- Plan de Seguridad y Salud de la empresa para la obra, o adhesión firmada al tuyo con sus medidas específicas. Debe estar aprobado por el coordinador de seguridad antes del inicio de los trabajos.
- Evaluación de riesgos y medidas preventivas de las tareas que van a ejecutar.
- Certificados de formación en PRL de cada trabajador: la Tarjeta Profesional de la Construcción (TPC) o los certificados de los cursos del convenio sectorial.
- Reconocimiento médico en vigor de cada trabajador.
Identificación de trabajadores:
- Alta en Seguridad Social de cada persona antes de que acceda a la obra. No al día siguiente — antes. Puedes verificarlo por SILTRA o pidiendo el código de cuenta de cotización.
Durante la ejecución de los trabajos
La documentación no es un trámite puntual. Es una obligación mensual.
- RNT y RLC: actualizar cada mes mientras la subcontrata esté en obra.
- Certificado de corriente de pago SS: renovar cuando caduque (válido 6 meses).
- Aptitudes médicas y formaciones: vigilar las fechas de caducidad.
- Si añaden trabajadores nuevos: alta previa, TPC, aptitud médica — mismo proceso desde el principio.
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El Libro de Subcontratación
La Ley 32/2006 obliga a que haya un Libro de Subcontratación físico en cada obra. No en oficina — en la obra. Cualquier inspector de trabajo, coordinador de seguridad o representante de los trabajadores tiene derecho a consultarlo en el momento que lo pida.
Qué debe quedar anotado en él antes del inicio de cada subcontrato:
- Nivel de subcontratación (1.º, 2.º, 3.º).
- Razón social y NIF del subcontratista.
- Objeto del subcontrato: descripción concreta de los trabajos.
- Nombre de la persona que ejerce la dirección de los trabajos por parte del subcontratista.
- Nombre del responsable de PRL del subcontratista en la obra.
Límites de subcontratación que no puedes superar (art. 5, Ley 32/2006):
- Hasta 3 niveles de subcontratación sucesiva como regla general.
- El 4.º nivel solo es posible con aprobación expresa de la dirección facultativa, anotación en el Libro y comunicación a los representantes de los trabajadores. Sin estos tres requisitos, es infracción muy grave.
El Libro debe conservarse durante 5 años desde que finaliza la participación del contratista en la obra.
Lo que pasa si no tienes la documentación en regla
Las sanciones de la LISOS (Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social) no son menores:
| Infracción | Calificación | Sanción máxima | |------------|-------------|----------------| | No llevar el Libro de Subcontratación en obra | Grave | 40.985 € | | Contratar a empresa sin REA vigente | Grave | 40.985 € | | Superar los límites de subcontratación sin autorización | Muy grave | 819.780 € | | No facilitar medios de protección con riesgo grave | Muy grave | 819.780 € |
Las infracciones muy graves en PRL se publican además en el BOE. Una vez publicadas, la empresa puede quedar excluida de licitaciones públicas durante un periodo determinado.
Y esto es antes del recargo de prestaciones, la responsabilidad civil solidaria y el riesgo penal del artículo 316 del Código Penal — que puede derivar en responsabilidad personal del jefe de obra o director de ejecución si se acredita que hubo falta de medios de seguridad por negligencia.
Conclusión
La documentación de contratas no es papeleo. Es el único escudo que tienes si hay un accidente y empieza una inspección.
El error habitual no es desconocer la normativa — es no tenerla organizada. La documentación existe, pero está en emails sueltos, en PDF sin fecha verificable, en carpetas del ordenador del técnico que se fue hace seis meses. Cuando llega la Inspección de Trabajo y pide el Libro de Subcontratación y los TC de la subcontrata del mes pasado, tienes que tenerlos en la mano en ese momento.
Documenta antes de que entre cada subcontrata. Actualiza cada mes. Conserva durante cinco años. No hay más secreto.
Si necesitas documentar también las visitas de obra con valor probatorio, te interesa por qué las fotos de WhatsApp no valen como prueba judicial.